KAARNA TERVEYSPALVELUT OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
16.8.2018
1. Rekisterinpitäjä
Kaarna terveyspalvelut Oy
Patotie 2, 01600 VANTAA
Y-tunnus: 2855034-6
2. Yhteyshenkilö asiakasrekisteriä koskevissa asioissa
Taru Sarjovaara
Puhelinvaihde: 0201 555 000
3. Asiakasrekisterin tietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Asiakasrekisteriä ylläpidetään Kaarna terveyspalvelut Oy:n tuottamien palvelujen mahdollistamiseksi, sekä palvelujen jatkuvuuden turvaamiseksi potilaan suostumuksen ja lain asettamien velvoitteiden mukaisesti. Asiakasrekisterin sisältämät tiedot ovat salassa pidettäviä ja tietoja käsittelevillä on näihin tietoihin salassapitovelvollisuus. Osaa asiakasrekisterin tiedoista voidaan käyttää myös markkinointitarkoitukseen lakien mukaisesti.
4. Asiakasrekisterin sisältämät tiedot ja säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasrekisteri sisältää lain vaatimat sekä Kaarna terveyspalvelut Oy:n tuottamien palvelujen toteuttamisen kannalta merkitykselliset tiedot asiakkaasta, kuten henkilötunnus, syntymäaika, kieli, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut yhteystiedot, yhteyshenkilöiden nimet ja näiden yhteystiedot. Lisäksi asiakasrekisteriin tallennetaan hoivapalvelutapahtuman onnistuneen toteutuksen ja sujuvuuden kannalta tarvittavat tiedot, kuten henkilökunnan kirjaamat hoivapalvelutapahtumaa koskevat tiedot, havainnot, annetut palvelut. Myös asiakkaiden antamat tiedot, kuten asiakaspalaute, hoitoon liittyvät toiveet, kiellot ja suostumukset tallennetaan asiakasrekisteriin. Mikäli asiakasrekisterin tietoja luovutetaan asiakkaan luvalla tai nimenomaisen lainsäädännön nojalla, tallennetaan tiedot mahdollisesta luovutuksesta asiakasrekisteriin.
Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään, sekä hoivapalvelua tuottavalta henkilökunnalta palvelun yhteydessä.
5. Asiakasrekisterin tietojen luovuttaminen ja säilytysajat
Asiakasrekisterin tietoja luovutetaan Kaarna terveyspalvelut Oy:n ulkopuolelle vain asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lainsäädännön perusteella. Tietoja ei siirretä eikä luovuteta Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
Asiakasrekisterin tietoja säilytetään asiakkaan ja Kaarna terveyspalvelut Oy:n välisen asiakassuhteen päättymiseen asti.
6. Asiakasrekisterin tietojen käyttö ja suojaaminen
Asiakasrekisterin sisältämät tiedot ovat salassa pidettäviä, eikä tietoja saa luovuttaa sivullisille. Osa asiakasrekisterin tiedoista voi olla myös potilastietosuojan alaisia ja näiden tietojen käsittelyyn sovelletaan potilastietoja koskevaa lainsäädäntöä. Potilastietojen käytöstä on laadittu erillinen seloste (Kaarna terveyspalvelut Oy:n Potilasrekisterin tietosuojaseloste). Asiakasrekisterin tietoja pääsee käsittelemään henkilöt, joille Kaarna terveyspalvelut Oy:n johto on myöntänyt asiakasrekisterin tietojen käyttöoikeudet. Työntekijä pääsee käsittelemään sähköisiä asiakasrekisterin tietoja henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Paperiset asiakirjat pidetään suljetuissa ja lukituissa tiloissa.
7. Rekisteröidyn oikeudet
7.1. Tarkastusoikeus ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Asiakkaalla on tarkastusoikeus itseään koskeviin asiakasrekisterin tietoihin. Mikäli asiakas haluaa tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisterin tiedot, tulee asiakkaan toimittaa tästä kirjallinen pyyntö osoitteeseen Kaarna terveyspalvelut Oy, Patotie 2, 01600 VANTAA. Asiakkaalla on oikeus siirtää itseään koskevat asiakasrekisterin tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla ennen tietojen luovuttamista.
7.2. Oikeus virheellisten tietojen oikaisemiseen ja tietojen käytön rajoittamiseen
Virheellinen, puutteellinen tai tarpeeton asiakasrekisterin tieto korjataan ilman kohtuutonta viivästystä rekisterinpitäjän toimesta virheellisen tiedon tultua ilmi. Asiakas voi itse vaatia oikaisua itseään koskeviin asiakasrekisterin tietoihin ja asiakkaalla on oikeus rajoittaa näiden tietojen käyttöä, kunnes oikaisuvaatimus on käsitelty. Oikaisuvaatimus ja vaatimus tietojen käytön rajoittamisesta tulee tehdä kirjallisesti ja toimittaa osoitteeseen Kaarna terveyspalvelut Oy, Patotie 2, VANTAA. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla ennen tietojen muokkaamista. Korjauksen tekijän tiedot (nimi, virka-asema), korjauksentekopäivä ja korjauksentekoperuste kirjataan asiakasrekisteriin.
7.3. Oikeus tietojen poistamiseen
Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot voidaan poistaa asiakkaan pyynnöstä.
7.4. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli asiakas kokee, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut tietosuoja-asetusta, on rekisteröidyllä oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
